Een persconferentie in goede banen leiden

Door Stijlmeesters Maandag 29 juni 2020
Een persconferentie in goede banen leiden

Een persconferentie is een evenement voor de media, waarbij je aandacht schenkt aan een bijzondere, nieuwswaardige gebeurtenis (positief of negatief). De persconferentie is het moment waarop je de uitgenodigde pers voor het eerst op de hoogte brengt van een nieuwsfeit. De aanwezige journalisten kunnen daar ook aanvullende vragen stellen. Wanneer is het slim om zo’n persconferentie te organiseren en bij welke situatie juist niet? En hoe organiseer je een geslaagde persconferentie?

Voordat je besluit een persconferentie te organiseren, moet je jezelf afvragen of een persconferentie het juiste middel is om media-aandacht te krijgen voor jouw nieuws. Wanneer je groot nieuws hebt dat nog niet naar de buitenwereld is gecommuniceerd, is een persconferentie een geschikte middel om dit naar buiten te brengen. Uiteraard moet dit nieuws ook belangrijk zijn voor een grote groep mensen en dus een groot deel van de pers aanspreken.

Timing
Bij de organisatie van een persconferentie komt veel kijken. Zo is de timing van het persevenement erg belangrijk. Wanneer je deze halverwege de ochtend houdt, maak je bijvoorbeeld de meeste kans om met je nieuws nog dezelfde dag in zoveel mogelijk nieuwsuitzendingen of publicaties te komen. Een goed moment is midden in de week, omdat de meeste nieuwsredacties het dan vaak wat rustiger hebben. Zorg dat je de pers ruim van tevoren uitnodigt voor de persconferentie, maar ook nogmaals 1 dag van tevoren. Geef duidelijk aan waar ze moeten zijn en hoe laat het persmoment begint.

Locatie
De locatie moet goed bereikbaar zijn voor de pers en zorg dat er genoeg ruimte is om alle journalisten te laten zitten. Vooraan moet een centrale plek zijn waar de woordvoerder/spreker kan staan of zitten om zijn verhaal te doen. Het is belangrijk dat er achter de spreker geen afleidende elementen aanwezig zijn en het logo van de organisatie in beeld is. Als je veel journalisten verwacht, zorg voor een microfoon en geluidsversterking. Wanneer de persconferentie een reactie is op een ramp of crisis kan het – als het veilig is – een goed idee om de persconferentie te organiseren op de locatie waar het probleem zich afspeelt. Zo kun je laten zien wat je doet om de situatie aan te pakken en toon je betrokkenheid.

Techniek
Het ondersteunend materiaal kan het verschil maken tussen een ‘geslaagde’ en een niet geslaagde persconferentie. Als de microfoons en/of het geluidssysteem niet goed functioneren maakt dit een onprofessionele indruk en loop je het risico dat de boodschap niet goed overkomt. Het is verstandig een geluidstechnicus op de achtergrond paraat te houden, die eventuele problemen met het geluidssysteem kan oplossen. Wanneer niet alle uitgenodigde pers aanwezig kan zijn, kun je een video-opname maken van de persconferentie, die de afwezige pers later kan uitzenden via haar kanalen. Zorg voor een goede internetverbinding, zodat de aanwezige media tijdens of vlak na het persmoment foto’s van de persconferentie op social media kan plaatsen.

Woordvoerder(s)
Ter ondersteuning van het nieuws dat je brengt tijdens de persconferentie, is het gebruikelijk een perskit beschikbaar te stellen voor de aanwezige media. Deze bevat vaak een persbericht over het nieuwsfeit en aanvullende informatie over de organisatie. Wijs van tevoren een of twee woordvoerders aan in de organisatie, die tijdens het persmoment het verhaal naar buiten brengen. Het is belangrijk dat deze mensen geloofwaardig overkomen, de boodschap goed overbrengen en genoeg van de materie weten om vragen te beantwoorden. Bij ‘grote’ persconferenties kan het helpen om een gespreksleider uit te nodigen, die de persconferentie in goede banen leidt. De gespreksleider introduceert de sprekers, brengt structuur aan bij het vragenstellen van de aanwezige pers en speelt vragen naar de juiste persoon door als de woordvoerder deze niet kan beantwoorden. Zorg daarom ook dat iedereen uit de organisatie die iets over het onderwerp weet, aanwezig is bij de persconferentie.

Kort en krachtig
Na de voorbereiding volgt de persconferentie zelf. Voor het naar buiten brengen van het nieuws geldt een eenvoudige regel: houdt het kort en beperk je tot de kern. Focus je op de boodschap die je wilt overbrengen aan de aanwezige media en zorg voor een duidelijk verhaal met structuur. Gebruik dan ook geen PowerPoint of andere visuele hulpmiddelen die afleiden van de boodschap. Zo maak je het de aanwezige pers gemakkelijk om jouw verhaal op te schrijven.

Vragenronde en afsluiting
Na de presentatie van de woordvoerder(s) volgt de vragenronde. Oefen vooraf alvast met een collega het beantwoorden van een aantal vragen en spreek af welke spreker welke vragen beantwoordt. Zorg ook dat de gespreksleider of woordvoerder scherp is om een vragen af te kappen als deze te veel off-topic te worden. Let ook op dat de woordvoerder zich geen woorden in de mond laat leggen door journalisten die zoeken naar een spectaculaire headline. Controleer als de persconferentie erop zit of alle aanwezige journalisten genoeg informatie hebben. Zorg ervoor dat de journalisten ook de contactgegevens hebben van iemand binnen het bedrijf die hen aan aanvullende informatie kan helpen. Vergeet ook niet het nieuws op je website te plaatsen en via je eigen kanalen op social media te verspreiden voor maximaal bereik.

Volledige begeleiding
Het organiseren van een persconferentie is niet eenvoudig en vereist een goede planning. Als je wilt kunnen wij de organisatie van een persconferentie volledig op ons nemen, zodat jij jouw boodschap duidelijk naar buiten kan brengen. Wil je weten wat wij precies voor jou kunnen doen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Je kunt ons telefonisch, per mail of via social media bereiken.


Volgend bericht Vorig bericht